経理AIは「今の業務に入れ込む」から始める｜会計士が勧める導入の順番

経理AIシリーズ：第1回 導入の順番／第2回 情報のルール／第3回 確認ルール

経理にAIを入れるなら、今の業務の流れはそのままに、負担の大きい作業からひとつずつ入れていくのが近道です。ソフトの全面切り替えや全自動化から始めると、現場の負担が増え、定着しにくいからです。この記事では、入れ方と入れる順番を、経理の現場の目線で整理します。

AIを入れたのに、楽にならない

「AIを使えば経理が楽になる」と聞いて、新しいツールを契約した。ところが数か月たっても、月末月初の忙しさは変わらない。Excelでの加工も、転記も、照合も残っている。こうしたことは、珍しくありません。

原因はAIの性能より、入れ方にあることが多いと考えています。AIを入れることが目的になり、今の業務のどこに、どうつなげるかが決まらないまま始まってしまうのです。

業務ごと変える導入が、つまずきやすい理由

AI導入というと、会計ソフトを入れ替える、業務の流れを一から作り直す、最初から全部を自動化する、といった大きな話になりがちです。うまくいけば効果は大きいのですが、人手の限られる会社では負担が重くなりやすいやり方です。

• 覚え直しの負担が大きい——画面も手順も変わるため、担当者は日々の処理をこなしながら、新しいやり方を覚えなければなりません。
• 移行期間は仕事が二重になる——新しい仕組みが安定するまで、古いやり方でも処理を続けることになります。一番忙しいのは、導入した直後です。
• 定着しない——使いにくい、前のほうが早い、と感じた時点で、現場は元のやり方に戻ります。契約だけが残る、ということも起きます。

経理は毎月止められない業務です。止められない業務を丸ごと入れ替えるのは、それだけで大きな負担になります。

今の流れに入れ込む導入の利点

そこで勧めたいのが、今の会計ソフトと業務の流れはそのままに、その途中にAIや自動化を差し込むやり方です。

「楽になった」という実感が早く出ると、次の改善にも前向きになれます。小さく入れて、うまくいったら広げる。地味に見えますが、結果的に近道になりやすいやり方です。

入れる順番は「今あるもの」から

入れ込む手段にも順番があります。新しいものを作るのは、最後の手段です。

1. 今のソフトの設定で足りるか——会計ソフトや販売管理ソフトには、使われていない機能が残っていることがあります。設定を変えるだけで、データの取込や自動での仕訳ができる場合もあります。
2. 市販のものを足す——設定で足りなければ、すでにある製品やサービスを組み合わせます。多くの会社で使われている分、困ったときの情報も見つけやすくなります。
3. 足りないときだけ個別に作る——それでも埋まらない部分だけ、自社向けに仕組みを作ります。作ったものは保守が必要になるので、範囲は最小限にします。

先に作り始めると、標準機能で済むことにまでお金と時間をかけてしまいます。まず今あるものを確かめる。それだけで、遠回りの多くは避けられます。

どの作業から入れるか

最初に選ぶのは、手作業が多く、判断が少ない作業です。

これらはルールが決めやすく、AIや自動化に任せても結果を確かめやすい作業です。反対に、会計処理をどうするか、支払ってよいかといった判断を伴う作業は、最初の対象には向きません。判断は人が行い、その前後の準備を仕組みに任せる。この線引きが、うまくいく導入の土台になります。

効果は「時間」で測る

導入したら、効果を測ります。測るのは、作業にかかる時間です。

このとき、処理そのものの時間だけでなく、確認の時間と修正の時間まで含めて見ることが大切です。AIが一瞬で処理しても、その結果を確かめるのに時間がかかったり、間違いを直す手間が増えたりしては意味がありません。操作・確認・修正をあわせて、導入の前と後で比べます。確かめ方については第3回の確認ルールで詳しく扱います。

時間で測っておけば、次にどの作業へ広げるかも判断しやすくなります。

まとめ：小さく入れて、段階的に広げる

経理AIは、業務を変えるために入れるものではありません。今の業務を楽にするために入れるものです。

• 今の流れはそのままに、負担の大きい作業から入れ込む
• 手段は「設定 → 市販のもの → 個別に作る」の順で選ぶ
• 判断は人、その前後の作業を仕組みに任せる
• 効果は確認・修正まで含めた時間で測る