経理AIシリーズ：第1回 導入の順番／第2回 情報のルール／第3回 確認ルール
経理にAIを使うとき、まず考えたいのが情報の扱いです。経理には、会社の中でも特に外に出してはいけない情報が集まっています。とはいえ、怖がって何も使わないのももったいない。使う前に「何を入れてよいか」「どのサービスを使うか」を決めておけば、安心して活用できます。
経理が扱う情報は、特に慎重さが要る
経理の手元には、次のような情報が日常的に集まります。
- 取引先の情報——社名、取引条件、取引金額
- 給与の情報——従業員一人ひとりの給与や控除
- 口座の情報——自社や取引先の口座、振込先
- 個人の情報——従業員の住所やマイナンバー、個人の取引先の情報
どれも、漏れれば取引先や従業員に迷惑がかかり、会社の信用にも関わる情報です。便利だからといって、思いつくままにAIへ貼り付けてよいものではありません。
個人情報保護委員会も、事業者が個人情報を含む内容を生成AIに入力する場合は、利用目的の範囲内かを確認すること、入力した個人データが応答以外の目的（機械学習など）に使われないことを十分に確認することを求めています（末尾の出典）。
主なリスク
経理でAIを使うときに気をつけたいリスクは、大きく4つです。
| リスク | 起きること |
|---|---|
| 入力した情報の扱い | サービスや設定によっては、入力した内容が学習に使われたり、一定期間保存されたりする |
| アカウントの共有 | 誰が何を入力したか分からなくなる。退職した人がそのまま使えてしまうこともある |
| 出力の持ち出し | AIが作った一覧や資料にも元の情報が含まれる。個人のパソコンや私用のツールに保存されると、管理の目が届かなくなる |
| 誤った出力をそのまま使う | 結果を確かめずに会計処理や支払いに使うと、情報漏えいとは別の形で損害が出る |
最後の項目は、情報漏えいとは性質が違いますが、セキュリティの一部として考えておきます。確かめ方は第3回の確認ルールで扱います。
入れてよい情報、入れてはいけない情報
いちばん効くのは、「AIに入れてよい情報」と「入れてはいけない情報」を先に線引きしておくことです。たとえば次のような分け方が考えられます。
| 区分 | 例 |
|---|---|
| 入れてよい | 個人や取引先が特定できないように加工した集計値、一般的な会計処理の質問、社内の手順書の文章 |
| 条件つきで入れてよい | 取引先名を含む明細（会社が契約し、学習に使われない設定にしたサービスに限る） |
| 入れてはいけない | 個人の給与明細、マイナンバー、口座番号、パスワード |
どこに線を引くかは、会社が使うサービスや業務によって変わります。大事なのは、担当者が迷ったときに見られる形で決めておくことです。
サービスを選ぶときに見る4つの点
AIのサービスを選ぶときは、機能や価格だけでなく、次の点も確かめておきます。
| 見る点 | 確かめること |
|---|---|
| 学習 | 入力した内容が学習に使われない設定にできるか |
| 保存 | 入力した内容が、どこに、どれくらいの期間保存されるか |
| 権限 | 使う人ごとにアカウントを分け、退職や異動のときに止められるか |
| 記録 | 誰が、いつ、何をしたかを後から確かめられるか |
個人向けの無料版と会社向けの契約とでは、このあたりの扱いが違うことがあります。利用規約やプライバシーポリシーで確かめたうえで、業務では会社として契約したものを使うのが基本です。
社内ルールの最小セット
立派な規程を作る必要はありません。まずは次の4つが決まっていれば、最低限の土台になります。
- 使うサービスを決める——業務で使ってよいAIを指定し、それ以外は使わない
- 入力してはいけない情報を決める——上の線引きを、一覧にして共有する
- 確認する人を決める——AIの結果を、誰が確かめてから使うか
- 記録を残す——どの業務に、どのサービスを、どんな設定で使っているか
ルールは、作ったあとに使われなければ意味がありません。短く、分かりやすく、迷ったときにすぐ見られる場所に置いておきます。
まとめ：セキュリティも「入れ込む設計」の一部
AIのセキュリティは、入れたあとに考えることではありません。どの業務に、どのサービスを、どの情報で使うか。それを決めること自体が、導入の設計の一部です。
- 経理の情報は、入れてよいもの・いけないものを先に線引きする
- サービスは、学習・保存・権限・記録の4点で選ぶ
- 社内ルールは最小限から始め、使いながら育てる
出典
2026年11月5日にリンク先を確認。